02 Sep La numérisation des documents

Loin d’être une simple nécessité, la digitalisation est une priorité pour les entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité. Si être bien positionné sur les SERP permet de se démarquer de la concurrence, d’acquérir plus de clients et de booster les ventes, la numérisation des documents, quant à elle, permet d’optimiser l’efficacité et la productivité des équipes. Mais, de quoi s’agit-il au juste ? Un tour d’horizon sur le sujet à travers ces quelques lignes. 

Les enjeux de la numérisation de documents

Les avantages de la numérisation des documents sont nombreux et certains. En voici quelques-uns.

Gestion des documents simplifiée et optimisation des coûts

Pour information, un milliard de photocopies sont réalisées dans les quatre coins du globe, un document est copié environ 19 fois. La plupart des impressions sont rangées dans des classeurs.

Au-delà du fait de libérer de l’espace dans les locaux, numériser les documents et les stocker dans un serveur fiable est une solution judicieuse pour optimiser leur gestion et limiter les coûts. Quelques clics suffisent pour y accéder, les trouver, les consulter, les sauvegarder, les modifier ou les partager. Bien entendu, les documents numérisés peuvent être enregistrés et convertis en divers formats : TIFF, WAV, JPEG, etc. L’impression sur papier n’est strictement effectuée qu’en cas de besoin.

Optimisation de l’efficacité des équipes

La non-numérisation des documents occasionne une réelle perte de temps pour l’entreprise. En effet, les salariés passent le plus clair de leur temps à saisir des données, à imprimer, à trier, à photocopier et à ranger les documents. Face à cela, le traitement des dossiers clients, administratifs, juridiques et autres est fortement retardé nuisant ainsi à la crédibilité et à l’image de la société auprès des tiers. 

En présentiel ou en télétravail, la digitalisation des documents facilite le travail collaboratif. Les employés n’auront qu’à se connecter au serveur pour accéder aux documents, en ajouter, les modifier et les envoyer (ou envoyer leur lien) par mail ou par messagerie instantanée. En optimisant le temps de traitement et de gestion des dossiers de la société, les équipes peuvent se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur. De plus, numériser les documents permet de mieux structurer les dossiers et simplifie la prise de décision.

Sécurisation des données

Volatiles, les documents en version papier se détériorent et se perdent facilement. De plus, ils font souvent partie des objets irrécupérables en cas d’incendie, d’inondation ou autre désastre survenu dans les locaux. Le fait de les numériser et de les placer dans un serveur permet de les conserver durablement et de façon sécurisée. Les employés souhaitant les consulter, les modifier ou les partager doivent obtenir l’autorisation de l’administrateur pour y accéder.

Par ailleurs, il est utile de savoir que certaines plateformes de gestion de contenu proposent bien plus que de simples outils de droits d’accès. Elles offrent aussi la possibilité de connaître les utilisateurs ayant accès aux dossiers et de voir qui les consulte en temps réel. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse pour suivre efficacement toutes les actions effectuées sur les documents, de connaître leurs auteurs et de garantir la sécurité des données confidentielles.

Numérisation de documents : les différentes étapes

La dématérialisation de documents se divise en plusieurs phases qu’il convient de respecter. Il faut commencer par analyser et trier les documents à numériser pour déterminer leur format idéal, mieux les structurer et mieux les archiver. Suite à cela, il faut procéder à la numérisation proprement dite. Généralement, ce sont les scanners et les logiciels de capture qui sont les plus utilisés. Toutes les écritures et les images des documents numérisés doivent être bien lisibles. En cas d’illisibilité, les fichiers seront irrecevables. Par ailleurs, il faut savoir que les documents comportant plusieurs pages doivent être dans un même fichier. Une fois les documents papiers reconstitués à l’identique en format numérique, il ne reste plus qu’à les archiver sur un serveur. Selon les besoins de l’entreprise, ces documents peuvent aussi être intégrés dans un SIRH, CRM, ERP, GED ou autres.

Numérisation de documents : quelles sont les normes ?

La numérisation de documents est régie par de nombreuses normes et réglementations légales. Pour qu’un document numérique soit considéré comme étant une copie fiable et valide aux yeux des tiers (clients, autorités, fournisseurs, partenaires, etc.), il doit impérativement :

• contenir des informations précises et exactes comme la date de la numérisation du document ;
• être de bonne qualité et faire l’objet d’un contrôle rigoureux ;
• comporter l’intégralité des informations contenu dans le document en version papier ;
• être réalisé à l’aide d’un dispositif de numérisation fiable ;
• et être certifié à l’aide d’une signature électronique.

Ici, il est essentiel de souligner que la signature électronique a une valeur légale aux yeux de la loi. Infalsifiable, elle symbolise l’engagement du signataire, garantit l’intégrité du document et le rend inaltérable.

Avec les avancées technologiques de ces dernières années, la numérisation des documents s’impose comme une évidence pour les entreprises. Ses avantages sont non-négligeables : gain de temps, praticité, efficacité, sécurité, etc. Sa réalisation doit être faite par des professionnels fiables et expérimentés car il s’agit d’un processus délicat et complexe. Les secrets confidentiels de l’entreprise sont mis en jeu.