05 Jan Quel logiciel GED choisir ?

Le GED ou Gestion Electronique de Documents remplace peu à peu les papiers. Dans un souci pour l’environnement mais surtout pour faciliter les traitements, le stockage et les échanges, les entreprises utilisent cette solution. 

Qu’est-ce que le GED ?

Le GED (Gestion Electronique de Documents) est un système informatique permettant de stocker, de gérer et de partager des documents électroniques de manière organisée et sécurisée. Il peut être utilisé dans une entreprise pour remplacer les documents papier et améliorer l’efficacité de la gestion des informations. Le GED peut également être utilisé par les particuliers pour organiser leurs documents personnels de manière numérique.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles le GED ?

Gain de temps : le GED permet de stocker et de retrouver rapidement les documents, sans avoir à chercher dans de nombreux classeurs ou dossiers.

Amélioration de la collaboration : le GED permet aux différents membres d’une équipe de travailler sur les mêmes documents et de partager des informations en temps réel.

Réduction des coûts : le GED permet de réduire les coûts liés à l’impression, au stockage et au transport de documents papier.

Meilleure sécurité : le GED permet de protéger les documents contre la perte, le vol ou la détérioration, grâce à des mesures de sécurité telles que la sauvegarde automatique et l’accès sécurisé aux documents.

Respect de la réglementation : le GED peut aider les entreprises à respecter les règles de conservation des documents et à respecter les exigences de transparence et de reporting.

Quel logiciel GED choisir ?

Il existe de nombreux logiciels de GED sur le marché, qui proposent des fonctionnalités et des tarifs différents. Voici quelques éléments à prendre en compte pour choisir le logiciel qui convient le mieux à votre entreprise :

• Vos besoins en matière de gestion de documents : déterminez quels sont les types de documents que vous souhaitez stocker et gérer, ainsi que les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser (recherche, classement, partage, etc.).
• La taille de votre entreprise : certains logiciels sont plus adaptés aux grandes entreprises, d’autres aux petites et moyennes entreprises.
• Votre budget : comparez les tarifs proposés par les différents logiciels et vérifiez si les coûts supplémentaires (support, mises à jour, intégration à d’autres outils, etc.) sont inclus ou non
• La facilité d’utilisation : vérifiez que le logiciel est simple à prendre en main et que la formation de votre équipe sera rapide.

Il peut être utile de faire des essais gratuits ou de demander des démonstrations avant de prendre votre décision. Vous pouvez également consulter des avis et des comparatifs en ligne pour vous aider à faire votre choix.

Quelques exemples de logiciel GED

Voici quelques exemples de logiciels de GED populaires sur le marché :

1. Microsoft SharePoint : un logiciel de GED complet proposant de nombreuses fonctionnalités de gestion de documents et de collaboration en ligne.
2. Google Drive : une solution de stockage en ligne et de partage de documents proposée par Google, qui permet également de créer et de modifier des documents en ligne.
3. Adobe Document Cloud : une suite de logiciels de GED proposant des outils de gestion de documents, de signature électronique et de conversion de formats.
4. Box : un logiciel de GED en ligne proposant des fonctionnalités de stockage, de partage et de collaboration pour les entreprises.
5. Evernote Business : une solution de GED en ligne qui permet de prendre des notes, de stocker des documents et de partager des informations avec une équipe.

Il existe également de nombreux autres logiciels de GED, qui proposent des fonctionnalités spécifiques ou s’adressent à des secteurs d’activité particuliers. Il est recommandé de faire des recherches et de comparer les différentes options avant de choisir le logiciel qui convient le mieux à vos besoins.