03 Juin Visioconférence : quels outils pour les PME ?

Grâce à la visioconférence, les entreprises bénéficient d’une amélioration de la communication aux moindres coûts. Les réunions à distance permettent en effet d’économiser les frais de voyages, le temps de déplacement… pour maintenir la productivité. Elles s’imposent également à notre époque où le télétravail devient courant. En temps de crise sanitaire, elles préservent l’équipe des risques relatifs aux regroupements en salle. Et cela, sans perdre le contact humain dont la communication non verbale !

Mais pour que les réunions d’affaires soient réussies, les outils utilisés en visioconférence doivent faire preuve de professionnalisme. La qualité du son, la clarté de l’image, les systèmes intégrés et la fluidité du logiciel figurent parmi les points à considérer.  De manière générale, les grandes entreprises et les firmes multinationales investissent dans des outils payants qui garantissent le bon fonctionnement de leurs visioconférences. Mais qu’en est-il des dispositifs performants adaptés aux PME, dont le budget pourrait être assez restreint ?

1- Zoom, un outil de visioconférence essentiellement orienté professionnel

Il s’agit d’une plateforme de messagerie et de visioconférence que vous pouvez télécharger, mais aussi qui est accessible dans le cloud. Zoom est disponible en mode gratuit sous Windows, sur appareil mobile et via votre navigateur web. Soulignons néanmoins que cette version non payante limite la durée de la réunion à 40 minutes, et les utilisateurs à 100 connectés. Pour des besoins allant jusqu’à 1000 participants, choisissez parmi les forfaits disponibles.

Sur cette plateforme, vous pouvez librement partager des documents, des vidéos, des messages… avec tous les intervenants. Le partage d’écran simplifie par ailleurs les réunions et la collaboration. Côté sécurisation de la communication, Zoom met en place le cryptage des données. Il offre aussi une possibilité de transcrire et d’enregistrer les sessions de conférence.

2- GoToMeeting : la simplicité et la fiabilité comme maître-mots

Cette plateforme de visioconférence est facilement accessible à partir de différents supports. La réunion se lance en seulement quelques clics avec une application d’email, de messagerie ou Microsoft Office. GoToMeeting convient aux conférences accueillant jusqu’à 250 individus. Vous pouvez partager votre écran, enregistrer et transcrire les réunions. Toujours pour une meilleure collaboration, la plateforme permet de créer une salle de conférence participative où les commandes peuvent être passées à d’autres participants. Sur Mac, vous avez droit à des échanges à travers un tableau virtuel.

Pour des vidéos de haute qualité, le logiciel intègre le système HDFaces. Avant d’acheter l’outil, profitez de la période de test gratuit de 14 jours. Après cela, les tarifs commencent à 10,75 euros mensuel.

3- Whereby pour les réunions à petite échelle

Cette option est idéale pour les TPE et les PME organisant des meetings qui regroupent jusqu’à 12 intervenants et 50 participants. Elle se distingue aussi par sa facilité d’utilisation : aucun besoin d’installation, vous n’avez qu’à créer une salle de conférence via une URL personnalisée.

Comme les autres plateformes, Whereby permet un partage d’écran ainsi que l’enregistrement des sessions. Vous pouvez réagir et chatter pendant la visioconférence. Les participants ont la possibilité de couper le son et de donner la parole aux collègues. Pour le travail collaboratif, cet outil accorde des fonctions intéressantes sur Google Docs, Miro Whiteboard, Trello… L’hôte a par ailleurs le droit de couper les micros des participants. En matière de sécurité, la conférence peut se régler en mode privé et nécessite, dans ce cas, une validation.

4- Microsoft Teams, tout sur une seule plateforme

Microsoft Teams est une plateforme collaborative intégrée dans la suite Microsoft Office 365 et combinant à la fois des fonctions d’appels audio, de messagerie, d’agenda partagé, de gestion de tâches… L’outil est néanmoins téléchargeable livré à lui-même. Il accorde une version gratuite permettant de rassembler jusqu’à 100 participants à un meeting de 60 minutes. Ce qui est amplement suffisant pour répondre aux besoins des PME et des TPE. Afin de déverrouiller ces limitations, vous pouvez acquérir la version payante du logiciel et profiter des réunions allant jusqu’à 30 heures et 300 invités.

Qu’en est-il des fonctionnalités de visioconférence que propose Microsoft Teams ? Cet outil permet la gestion optimale des réunions grâce à son espace de travail complet, ses fonctions de discussions illimitées, ses partages d’écran, son transfert de fichier en ligne…  

5- Google Hangouts Meet, le logiciel de visioconférence signé Google

Sans exiger une installation préalable, cet outil est accessible en ligne. Les invités peuvent accéder à la réunion même sans créer des comptes et sans s’inscrire. Cette facilité d’accès combinée à sa praticité d’usage en fait une option attrayante pour les PME. Google Meet dispose d’un lot de fonctionnalités pour les visioconférences professionnelles. Il peut réunir jusqu’à 250 participants. Vous pouvez partager l’écran tout en affichant les 16 participants les plus actifs.

En matière de sécurité, Google Meet assure une protection optimale car les données sont cryptées à un haut niveau. Il reste compatible avec les dernières versions de Chrome, de Firefox et d’autres navigateurs.

6- Livestorm, une option adaptée aux réunions de petite communauté

Pour les réunions de 10 inscrits au plus, ce logiciel de visioconférence créé en 2016 accorde une version gratuite et sans engagement ni frais d’installation. Le mode non payant offre une possibilité de discuter jusqu’à 20 minutes par événement. Pour aller jusqu’à 100 participants avec des inscriptions illimitées et toutes fonctionnalités incluses, vous pouvez adopter la formule Premium. Dans ce cas, les réunions peuvent s’étaler jusqu’à 4 heures. Livestorm répond aux normes de sécurité RGPD, ISO 27001 et protocole webRTC. Il séduit aussi par son interface moderne et son tableau de bord modulable.